quinta-feira, 5 de novembro de 2015

ATIVIDADE AULA IFG

Olá, turma IFG Anápolis!


Uma foto publicada por @claudiahelena30 em


Revisando temas acerca da disciplina "Técnicas de Redação e Arquivo", realize as atividades abaixo.


1) Reler a unidade 4 do livro “Noções de documentação e arquivo”.

2)  Imaginando seu estágio e vivência em instituições escolares, faça a relação de alguns documentos que você mais utiliza ou utilizou na rotina de trabalho realizado e explique qual a função social deles.          


    3) Quais os conceitos principais vislumbrados nessa unidade e  sua relação com a função da secretaria escolar?

   UTILIZE A PARTE DOS COMENTÁRIOS PARA PUBLICAR SUA ATIVIDADE. LEMBRE-SE DE COLOCAR SEU NOME E DATA.
  


Vamos nos divertir um pouco?



Acesse os links abaixo para responder as atividades... 




 

12 comentários:

  1. Aluno: Elias de Souza Silva
    Curso Técnico Integrado ao Ensino Médio em Secretaria Escolar

    1) Reler a unidade 4 do livro “Noções de documentação e arquivo”.
    Livro: TÉCNICAS DE REDAÇÃO E ARQUIVO

    Realizada em sala de aula


    2)Imaginando seu estágio e vivência em instituições escolares, faça a relação de alguns documentos que você mais utiliza ou utilizou na rotina de trabalho realizado e explique qual a função social deles.

    Vários documentos foram feitos e organizados por mim na vivência no estágio realizado, durante, o 2º semestre de 2015. O meu estágio difere dos meus outros colegas por abordam a vida dos servidores ativos e inativos do Instituto Federal de Goias, instituição onde foi realizado o estágio curricular.

    Documentos Feitos

    Muitos documentos foram organizados por mim, exemplo disso são: Portarias, os memorandos, as declarações, as atas, os protocolos de envio, os ofícios. O sistema de arquivo da Coordenação de Recursos humanos é basicamente È basicamente uma variedade de papéis que documentam e comprovam os fatos relativos a vida do servidor e toda a documentação que entra e sai no instituto

    Arquivamento

    Tudo deve ser arquivado com bastante cuidado, cada arquivamento que fiz segue uma regra.

    * Atestados: (Todos os atestados entregues pelo servidor junto á coordenação que atestam sua falta em um dia ou mais de serviço)

    * Certidão de tempo de serviço

    * Documentos Funcionais: (Refere-se aos documentos da empresa, bem como as suas exigências para a contratação daquele profissional).

    * Experiência Profissional: (São documentos entregues pelo servidor que compravam experiências anteriores executadas)

    * Documentos Pessoais: (È basicamente a cópia de todos os documentos pessoais do servidor – CPF, RG, diploma, conforme a exigência do edital de contratação, comprovante de endereço, certidão de nascimento, certidão de casamento caso houver e a cópia de todos os documentos de pessoas/filhos que dependem daquele servidor).

    As portarias são feitas conforme as instruções da Reitoria, depois de formatadas, tenho que tirar três cópias, das quais uma cópia irá para a pasta funcional do servidor, outra cópia irá para a pasta arquivamento de portaria e a terceira cópia será colada no mural do Departamento das Áreas Acadêmicas ou do Bloco Administrativo, conforme a função do servidor, se ele é Docente ou Técnico Administrativo. E a cópia original é devolvida ao servidor/setor, seguindo a regra de protocolar no caderno de protocolo em que especifica a data, o nome/setor e a assinatura do servidor e a data que ele recebeu a documentação, para que não haja nenhum conflito da perda deste documento. Já os memorandos, as atas, os ofícios, os editais, os normativos e outros, seguem uma regra mais fácil: ao ser feita uma cópia, o original é arquivado em sua devida pasta. Por exemplo, se recebi um memorando, ele será arquivado na pasta de Memorandos recebidos. Tive o maior cuidado no arquivamento destes documentos, seguindo a ordem conforme a data do documento, caso eu precisasse nele novamente ficaria em um local de fácil acesso. Fazia essa atividade com bastante frequência, pois tudo que acontece nessa instituição de ensino fica registrado por meio desses documentos.


    3) Quais os conceitos principais vislumbrados nessa unidade e sua relação com a função da secretaria escolar?

    O conceito mais citado no texto é sobre documentos e arquivos discernetes a Secretaria Escolar, bem como a função social da documentação que de acordo com texto “A função social da documentação é de auxiliar o planejamento, o estudo, a pesquisa de qualquer campo ou nível, a buscada história, de fatos, isto é, referências necessárias para se tomar decisões e, sobretudo, gerar informação.
    A documentação diz respeito a toda vida do aluno dentro da instituição escolar, precisam dela para notear as funções administrativas da escola. Exemplo disso são os boletins, os históricos escolares e etc. Enfim, a documentação dentro da rede escolar é o único registro que comprova a participação ou passada do aluno na escola.

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  2. CONSIDERE ESTE:

    Aluno: Elias de Souza Silva
    Curso Técnico Integrado ao Ensino Médio em Secretaria Escolar

    1) Reler a unidade 4 do livro “Noções de documentação e arquivo”.
    Livro: TÉCNICAS DE REDAÇÃO E ARQUIVO

    Realizada em sala de aula


    2)Imaginando seu estágio e vivência em instituições escolares, faça a relação de alguns documentos que você mais utiliza ou utilizou na rotina de trabalho realizado e explique qual a função social deles.

    Vários documentos foram feitos e organizados por mim na vivência no estágio realizado, durante, o 2º semestre de 2014. O meu estágio difere dos meus outros colegas por abordam a vida dos servidores ativos e inativos do Instituto Federal de Goias, instituição onde foi realizado o estágio curricular.

    Documentos Feitos

    Muitos documentos foram organizados por mim, exemplo disso são: Portarias, os memorandos, as declarações, as atas, os protocolos de envio, os ofícios. O sistema de arquivo da Coordenação de Recursos humanos é basicamente uma variedade de papéis que documentam e comprovam os fatos relativos a vida do servidor e toda a documentação que entra e sai no instituto

    Arquivamento

    Tudo deve ser arquivado com bastante cuidado, cada arquivamento que fiz segue uma regra.

    * Atestados: (Todos os atestados entregues pelo servidor junto á coordenação que atestam sua falta em um dia ou mais de serviço)

    * Certidão de tempo de serviço

    * Documentos Funcionais: (Refere-se aos documentos da empresa, bem como as suas exigências para a contratação daquele profissional).

    * Experiência Profissional: (São documentos entregues pelo servidor que compravam experiências anteriores executadas)

    * Documentos Pessoais: (È basicamente a cópia de todos os documentos pessoais do servidor – CPF, RG, diploma, conforme a exigência do edital de contratação, comprovante de endereço, certidão de nascimento, certidão de casamento caso houver e a cópia de todos os documentos de pessoas/filhos que dependem daquele servidor).

    As portarias são feitas conforme as instruções da Reitoria, depois de formatadas, tenho que tirar três cópias, das quais uma cópia irá para a pasta funcional do servidor, outra cópia irá para a pasta arquivamento de portaria e a terceira cópia será colada no mural do Departamento das Áreas Acadêmicas ou do Bloco Administrativo, conforme a função do servidor, se ele é Docente ou Técnico Administrativo. E a cópia original é devolvida ao servidor/setor, seguindo a regra de protocolar no caderno de protocolo em que especifica a data, o nome/setor e a assinatura do servidor e a data que ele recebeu a documentação, para que não haja nenhum conflito da perda deste documento. Já os memorandos, as atas, os ofícios, os editais, os normativos e outros, seguem uma regra mais fácil: ao ser feita uma cópia, o original é arquivado em sua devida pasta. Por exemplo, se recebi um memorando, ele será arquivado na pasta de Memorandos recebidos. Tive o maior cuidado no arquivamento destes documentos, seguindo a ordem conforme a data do documento, caso eu precisasse nele novamente ficaria em um local de fácil acesso. Fazia essa atividade com bastante frequência, pois tudo que acontece nessa instituição de ensino fica registrado por meio desses documentos.


    3) Quais os conceitos principais vislumbrados nessa unidade e sua relação com a função da secretaria escolar?

    O conceito mais citado no texto é sobre documentos e arquivos discernetes a Secretaria Escolar, bem como a função social da documentação que de acordo com texto “A função social da documentação é de auxiliar o planejamento, o estudo, a pesquisa de qualquer campo ou nível, a buscada história, de fatos, isto é, referências necessárias para se tomar decisões e, sobretudo, gerar informação.
    A documentação diz respeito a toda vida do aluno dentro da instituição escolar, precisam dela para notear as funções administrativas da escola. Exemplo disso são os boletins, os históricos escolares e etc. Enfim, a documentação dentro da rede escolar é o único registro que comprova a participação ou passada do aluno na escola.

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  3. 2)R= Na secretaria de uma escola nós temos contato com documentos a todo momento. Praticamente que se faz lá é documentado. Diariamente eu produzia declarações de frequência a pedido dos pais para provar que a criança estava indo as aulas, assim podendo receber os benefícios oferecidos pelo governo (bolsa família/bolsa escola).
    Todas as pautas discutidas em reuniões eram registadas em ATAS para que futuramente possam conferir o que foi discutido. Ao final da reunião a ATA é assinada por todos os presentes para que se torne legitima.
    Frequentemente nós recebíamos novos alunos, se ele já não fosse aluno da rede publica tínhamos que registá-lo no SIGE, e para que ele pudesse começar frequentar as aulas tinha que está matriculado. Para isso era recolhido cópia dos documentos da criança e de seus responsáveis e o histórico escolar, que é um documento de extrema importância para toda vida académica do individuo.
    3)R= As vezes apareciam pessoas que já estudaram na escola, em que estagiei, há muito tempo pedindo o histórico escolar ou uma declaração de transferência para retomar os estudos em outra escola. Então tínhamos que procurar a pasta desse aluno no arquivo morto da escola. Quando é necessário ligar para os pais do aluno por alguma divergência, procura-se no arquivo ativo.

    Grenna Gomes
    05, nov, 2015

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  4. 05/11/2015
    Aluna:Sarah Larissa Silva Cordeiro
    Na escola que executei meu estagio eu era responsável pelos documentos da secretaria, onde eu tinha acesso às notas dos alunos e a documentação, onde eu preparava os boletins com as notas de todas as turmas quanto matutino e vespertino. Tive acesso aos arquivos como: o arquivo morto que é o arquivo que fica guardado na escola de pessoas que já estudaram lá que não era muito consultado, só era organizado de vez em quando, também tinha o arquivo inativo que era armazenado os dados mais que era usado com pouca frequência e o arquivo ativo que era usado com muita frequência dos dados dos alunos que estavam estudando que tinha que ser organizados em ordem alfabética. Lá fizemos histórico escolar onde comprovava que o aluno estava matriculado ou que já tinha estudado na escola. Também era feito atas que é um documento em que se registram resumidamente e com clareza as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões executadas dentro da escola.
    Os arquivos das escolar na maioria das vezes são procurados principalmente o arquivo morto que antigos alunos vão atras para que possam comprovar que estudaram na escola para que possam comprovar ate mesmo em um trabalho.

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  5. m dos documentos que utilizei foi a ata. A ata é um componente fundamental dentro de qualquer espaço de gestão de pessoas. Com isso na Escola é essencial a elaboração deste. Ela possibilita o relato e o registro dos conselhos escolares que acontecem na U.E firmando-se a legalidade para fazer documentação necessária, que fomenta a condição democrática da gestão.
    Mais porque democrática?
    Após a escrita da ata, o secretári@ geral da unidade registra ela e armazena em um espaço destinado à administração de materiais, se for preciso a consulta pública dos pais ou toda comunidade escolar, por exemplo para a busca de resoluções de problemas de Relações interpessoais favorecendo assim a efetividade de uma gestão participativa e democrática, em que a ata é um documento importante que se atinge esse tipo de gestão.
    Quer um conselho? Hihihihi
    Toda vez que for fazer uma reunião, faça ata, ela pode te ajudar se precisar.
    Porém, deve-se compreender o que é gestão democrática e participativa. Sempre parto de uma condição matemática para a criação desse conceito. Tem-se na matemática uma condição que chamamos de um modo usual multiplicação, tal que em nosso caso olharemos os números 0 e 1, sendo 0 para quem não atende o quesito e 1 para quem altera o quesito, sendo que basta somente uma das condições ser zero o resultado do produto entre essas condições.
    Condições essas que são:
    PC=participação da comunidade escolar
    GD=gestão adequadas de documentos
    GA=Gestão aberta a diálogo
    SEA= Secretari@ escolar capacitado
    Sendo que :
    PC X GD X GA X SEA= 1

    Se tem-se essa relação em que o resultado seja 1, há uma garantia efetiva de gestão participativa, quando for 0, não há essa garantia.
    A Gestão de documentos é trivial para a consumação de uma gestão escolar, pois é a forma pela qual atinge-se o social, em que na minha experiência através de atas, memorandos, comunicados e ofícios e a participação do conselho escolar, nota-se uma execução desta gestão. A documentação é essencial para a manutenção de uma responsabilidade do sistema educacional, que é o atingir social.

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  6. Um dos documentos que utilizei foi a ata. A ata é um componente fundamental dentro de qualquer espaço de gestão de pessoas. Com isso na Escola é essencial a elaboração deste. Ela possibilita o relato e o registro dos conselhos escolares que acontecem na U.E firmando-se a legalidade para fazer documentação necessária, que fomenta a condição democrática da gestão.
    Mais porque democrática?
    Após a escrita da ata, o secretári@ geral da unidade registra ela e armazena em um espaço destinado à administração de materiais, se for preciso a consulta pública dos pais ou toda comunidade escolar, por exemplo para a busca de resoluções de problemas de Relações interpessoais favorecendo assim a efetividade de uma gestão participativa e democrática, em que a ata é um documento importante que se atinge esse tipo de gestão.
    Quer um conselho? Hihihihi
    Toda vez que for fazer uma reunião, faça ata, ela pode te ajudar se precisar.
    Porém, deve-se compreender o que é gestão democrática e participativa. Sempre parto de uma condição matemática para a criação desse conceito. Tem-se na matemática uma condição que chamamos de um modo usual multiplicação, tal que em nosso caso olharemos os números 0 e 1, sendo 0 para quem não atende o quesito e 1 para quem altera o quesito, sendo que basta somente uma das condições ser zero o resultado do produto entre essas condições.
    Condições essas que são:
    PC=participação da comunidade escolar
    GD=gestão adequadas de documentos
    GA=Gestão aberta a diálogo
    SEA= Secretari@ escolar capacitado
    Sendo que :
    PC X GD X GA X SEA= 1

    Se tem-se essa relação em que o resultado seja 1, há uma garantia efetiva de gestão participativa, quando for 0, não há essa garantia.
    A Gestão de documentos é trivial para a consumação de uma gestão escolar, pois é a forma pela qual atinge-se o social, em que na minha experiencia através de atas, memorandos, comunicados e oficios e a participação do conselho escolar, nota-se uma execução desta gestão. A documentação é essencial para a manutenção de uma responsabilidade do sistema educacional, que é o atingir social.

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    1. No meu dia a dia no Estágio, e uma rotina de muito padrão, tem dias que trabalho, com muitos Arquivos e documentos, por exemplo: Frequência diária: Lista de presença, Lista de Balcão: Lista de nomes e números dos alunos frequentes, Matriculas: Entrada de novos alunos na rede escolar, Boletins Escolares: Notas e Faltas dos Alunos, Arquivo Passivo: Guarda os documentos de todos os alunos que já estudaram na instituição Escolar, Arquivo Ativo: Guarda os documentos de toas os alunos que estudam na instituição Escolar, Declarações: Podendo ser de Escolaridade Frequência e Transferência, Histórico Escolar: Mostra como foi o rendimento do aluno no Ensino Fundamental ou no Ensino Médio e Certificados: Documento que mostrá conclusão do ensino Médio.
      Os documentos e Arquivos da unidade de Escolar, são de suma importância para o bom funcionamento da rede, pois esta guardados os dados de cada acontecimento, documentos pessoais e etc. Mesmo o arquivo estando morto (Passivo) não podemos descarta-los pois sera de suma importância um aluno voltar e adquiri-lo ou voltar a estudar na instituição Escolar. Por isso, os dados escritos na unidade 4 são tao importantes pois neles estão, os dados que fecharam o ano escolar da Instituição Estudantil.

      Ass: Itamar Marques da Silva

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  8. 2- Obtive contato com os seguintes documentos:

    Declaração de matrícula: Comprovante de que o aluno está com a matrícula efetivada na instituição de ensino. Pode ajudar para provar que no horário estabelecido o aluno está em aula, desenvolvendo suas atividades escolares.

    Declaração de frequência: A declaração de frequência é utilizada no meio social até mesmo para a inscrição em programas sociais, para comprovar que além de estar matriculado em alguma escola o aluno está participando das aulas e das atividades propostas pela instituição.

    Histórico escolar: Contém as notas e informações relevantes do aluno na escola em que ele estudou anteriormente.

    Pastas dos alunos: Tem todas as informações do aluno no período em que está na escola. Além de ter o boletim, tem também as advertências, cópia de documentos pessoais.

    Frequência escolar: É a chamada que se faz na sala para saber se o aluno frequentou ou não a aula.
    Esses documentos no geral são utilizados no meio social para comprovar a escolaridade da pessoa, inscrição em programas sociais ou benefícios.



    3- Os conceitos principais relatados na unidade do livro são: Arquivos e documentos.
    A relação que se estabelece com a secretaria escolar é que, a secretária escolar é a responsável por elaborar os documentos que o aluno necessita. Assim como também é responsável por arquivar adequadamente documentos e pastas dos alunos que já estudaram na instituição. A secretaria escolar é responsável por guardar as informações de toda a vida escolar do aluno.

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  9. 2-Na instituição que cursei meu estágio, realizei muitas atividades administrativas lidando com processos e arquivos sobre a vida escolar do aluno, onde estavam armazenados históricos, fichas individuais, boletins, e demais documentos que relatavam o progresso do aluno na instituição. Esses documentos tem grande importância pois é o registro de uma parte da vida do aluno que passou por ali.
    Dentre os documentos que confeccionei na secretaria da escola, todo eles tem um valor de registro e toda movimentação do aluno deve ser arquivada de modo organizado para que, futuramente caso seja necessário comprovar algo como tempo de estudo, notas dentre outros, seja possível o acesso rápido e prático a essas informações.
    O registro documental dos alunos, assim como seus dados pessoais e de responsáveis quando necessário, fica armazenada no arquivo ativo. São arquivos acessados frequentemente pela secretaria para realizar alguma alteração, consulta, ou acréscimo nas informações. Esse registro documental é feito tanto para os alunos recentes quanto dos antigos, porém, o armazenamento dos processos antigos não são tão acessados como os recentes. E, para facilitar o encontro da documentação de ex-alunos na escola, a secretaria vem fazendo um trabalho de digitalização das principais informações dos alunos e número de registro, o que na minha opinião é um grande avanço na forma de organização escolar.
    Toda documentação gerada na secretaria tem grande valor, vi isto expresso na secretária geral quando ia realizar a escrituração de uma ata de reunião, que me disse que a ansiedade que escrevíamos uma redação do ENEM, era a mesma que ela sentia ao ter que documentar um ata, o que me deixou bastante impressionada pela seriedade que ela encontra nesse trabalho.
    Além das informações que são necessárias à instituição, a escola também produz documentos que tem fundamental importância em outros aspectos na vida do aluno. As declarações emitidas na secretaria tem vários destinos e variados objetivos. O que demonstra uma importante atuação da escola na vida acadêmica quanto pessoal do aluno.


    3- Os principais conceitos abordados nessa unidade são a de DOCUMENTAÇÃO e ARQUIVO, conceitos que demonstram de forma geral o papel fundamental da secretaria escolar. Dentro desses dois conceitos, abre-se uma vasta área de outros conceitos fundamentais para o entendimento e administração destes.
    Na abrangência dos arquivos são encontrados os tipos de arquivos como ativo, inativo e morto, denominados pela frequência em que são acessados; as espécies de arquivos como corrente, temporário e permanente, utilizados especificamente nos arquivos de instituições públicas da esfera
    federal, estadual ou municipal, de atividades administrativas, judiciárias ou legislativas, portanto usados em instituições públicas que incluem as escolas.
    Portanto, a documentação e o arquivo/arquivamento, são aspectos fundamentais no dia a dia da secretaria escolar, são conceitos que denominam as atividades realizadas nesse espaço.

    Gracielle Tais
    4º Secretaria Escolar

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  10. Eva Batista Ferreira


    02) Bem, acredito ser o livro de registro de protocolo a atividade que mais me chamou atenção no meu estágio. Porque eu utizava muito no meu dia dia como aprendizado era observado o quanto a instituição preza por isso, enquanto atividade de registro por exemplo ate mesmo de uma simles asinatura.
    Era bastante utilizado também arquivo o ativo o qual utilizavamos diariamente para arquivar certificados dos cursos, mine cursos, realizados na instituição.
    Agora tendo em vista nossa atualidade vemos claramente as atitudes de bullying ate mesmo dentro do onibus diário que utizamos para vir pra aula era observado por mim no espaço instituição.




    03) Conceitos que observei de ligação direta com a secretaria era o de documentos mesmo, os quais estudados por nós durante o ano letivo.Menos ata não tinhamos acesso a ela. Mas, era observado também e ate realizado contatos por meio de telefone por mim, convidando os pais para reuniões visando melhorar relacionamentos e claro notas.Minha relação com a função secretaria era diaria, cada dia sendo observado o público interno e externo atendendo cada um segundo suas necessidades.E foi de grande valia observar o quanto documentos são importantes seja qual area for, no âmbito escolar ou não.

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  11. Questão 2

    Os documentos estão presentes em nosso cotidiano e precisamos deles para quase tudo e cada um tem seu valor diferente.
    Na secretaria escolar, todas as informações são registadas em forma de documentos, cada um com sua diferente função; e alguns destes mais vivênciados por mim no local de estágio foram:

    -Declarações (Frequência e transferência)
    -Atas
    -Histórico escolar
    -Arquivos

    As declarações são documentos emitidos e assinados que estão mais ligados ao cotidiano, e constitui-se em um relato procurando evidenciar a verdade. As declarações de frequência, como o próprio nome diz, confirma que determinada pessoa encontra-se matriculada e frequente em determinada instituição de ensino. Muitas delas em meu estágio foram emitidas para comprovar a frequência que condiciona o recebimento do Bolsa Família.

    A ata é redigida pela secretaria(o) é uma transcrição oficial, nela é possível saber todos os dados relativos a uma reunião. Normalmente é lavrada pelo secretário(a) da sociedade e consta com a data, horário, local, número e nome dos presentes, a ordem do dia, as aprovações e decisões tomadas durante a reunião. Ela é um documento que prova a realização da reunião e tudo o que aconteceu.

    O histórico escolar serve como certificado de conclusão, e é muito pedido por pessoas a procura de emprego e ganha muita importância em empresas para serem utilizados como critério de seleção.

    Os arquivos são documentos de alunos, individuais, que são guardados em pastas e precisam ser muito bem organizados para maior facilidade de acesso quando necessário e dividiram-se no meu estágio em: Ativos e Passivos. Arquivos ativos são aqueles que estão em constante utilização, pois são de alunos que estão matriculados e necessitam com frequência de serem consultados, os passivos são de ex- alunos, guardados também individuais, mas que não tinham acesso com muita frequência.
    Com frequência era necessário verificar as condições dos arquivos, para mantê-los em ordem e organizados para quando necessário, fazer uma consulta rápida e assim ser eficiente também no atendimento.

    Questão 3

    Os principais conceitos que são abordados na Unidade 4 são aqueles presentes na secretaria escolar como ARQUIVOS e DOCUMENTOS necessários para o atendimento na secretária e com isso, levar a informação rapidamente e proporcionar eficiência no trabalho. Portanto se faz necessário a utilização desses documentos na secretaria de uma escola.


    João Pedro Silva
    4º Secretaria Escolar

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